Что такое касса, кому и зачем она нужна?

20.09.24

Касса, сокращенно ККТ— это контрольно-кассовая техника для всех расчетов с физическими лицами и наличных расчетов с юридическими лицами. Кассы еще называют «онлайн кассы», т.к. они не только формируют фискальные чеки, но и отправляют их покупателям и в налоговую в электронном виде.

Через онлайн-кассу проходят практически все покупки, в том числе интернет-заказы. ККТ:

• учитывает денежные поступления;
• формирует кассовые чеки;
• отправляет сведения о каждой транзакции в ФНС через оператора фискальных данных.

Онлайн-касса подключается к интернету и через ОФД передает фискальные данные в налоговую. Такой метод надежнее защищает информацию от искажения и третьих лиц. Продавец не может скорректировать информацию и занизить доход, чтобы уменьшить сумму налогов к уплате.

Весь функционал работает благодаря фискальному накопителю — он идет в комплекте с онлайн-кассой или покупается отдельно. Этот чип сохраняет данные о расчетах, отправляет в ФНС чеки и принимает от ОФД подтверждение об их принятии.

До регистрации кассовой техники в налоговом органе, нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор. Это сервис, через который фискальная информация из онлайн-кассы автоматически поступает в налоговые органы.

Кто обязан работать с онлайн-кассой?

По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» использовать кассу с фискальным накопителем обязаны большинство ИП и юрлиц:

• без наемных сотрудников, торгующие товарами не собственного производства или через вендинговые автоматы, а для организаций — и собственного производства тоже;
• с наемными сотрудниками, которые выполняют работы или оказывают услуги;
• которые выдают бланки строгой отчетности, в том числе билеты в салоне транспорта.

Не являются исключением и продавцы в онлайне. Если оплату принимает курьер, ему будет удобно это сделать с помощью мобильной кассы. В случае, когда у интернет-магазина есть пункт самовывоза с возможностью оплатить покупку, понадобится касса, зарегистрированная по физическому адресу точки.

Кому касса не нужна?

В исключения попадают следующие категории:

Самозанятые

Они продают товары собственного производства без привлечения наемных сотрудников.

Отдельные случаи на УСН

При упрощенной системе налогообложения использовать ККТ обязательно, только если предприниматели или компании не:

• ведут расчеты с партнерами через банковские счета по безналичному расчету;
• работают в труднодоступном регионе, который внесен в список таковых постановлением законодательного органа данного региона либо на федеральном уровне.

Некоторые виды деятельности

Вне зависимости от системы налогообложения ИП и организации могут не использовать кассовый аппарат, например, при торговле:

• газетами и журналами, а также сопутствующими товарами в киосках;
• непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах;
• некоторыми товарами вразнос с рук, из тележек, корзин и иных приспособлений для демонстрации, переноски и продажи;
• мороженым в киосках;
• безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой в розлив;
• квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн;
• сезонными овощами и фруктами вразвал.

Какие бывают кассовые аппараты?

По типу питания и монтажа онлайн-кассы бывают стационарными и мобильными. Первые работают от электричества, вторые легко транспортировать, так как они легкие и компактные, могут работать от аккумулятора и снабжены модулями мобильной и беспроводной связи.

Всю контрольно-кассовую технику можно поделить на следующие виды:

Автономные кнопочные аппараты и ньюджеры

Существуют небольшие кнопочные кассы под маленький бизнес. Они обеспечивают печать до 100–500 чеков в сутки и подходит для разъездной работы.

Однако такой вариант не поддерживает работу с маркировкой и номенклатурой. Тем временем в РФ все больше товарных категорий попадает под обязательную маркировку, и согласно статье 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, ИП обязаны отражать наименование товаров, услуг и их количество в чеке.

Чтобы отвечать этим требованиям, нужна более современная ККТ. Например, самая простая — ньюджер. У них есть базовые возможности, однако производительность всего до 100 чеков в сутки и ограничения  по функционалу. Анализ данных и товарный учет практически невозможны.

Значит, ньюджер подойдет, только если вы продаете небольшое количество товара и с маленькой номенклатурной позицией. В ином случае рекомендуем рассматривать более усовершенствованные виды касс.

Фискальные регистраторы

Фискальные регистраторы это кассовые аппараты без дисплея с возможностью печатать чеки. Они стационарные и  подходят для магазинов, заведений общепита и центров услуг. Для курьерских служб и выездной торговли есть специальные с беспроводным подключением.

Фискальный регистратор работает только при подключении к устройству — компьютеру, планшету или смартфону — с установленной кассовой программой, которая будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД.

К устройству с регистратором можно подключить практически любое торговое оборудование в зависимости от целей — например, сканер штрихкодов, банковский терминал.

Еще плюс в том, что фискальный регистратор — это часть общего оборудования. То есть при поломке или устаревании можно заменить только его, а не всё оборудование.

Во-вторых, повысить функциональность поможет кассовая программа, установленная на устройстве. Это касается любых специфических задач — например, поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами, совмещение нескольких систем налогообложения на одной кассе и многое другое.

Смарт-терминалы

Это стационарная или мобильная касса с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. Обеспечивает всю функциональность модульной системы с фискальным регистратором, в том числе ведение товарного учета.

ПО обновляется автоматически. Все модели готовы к маркировке, большинство — к работе с ЕГАИС, эквайрингом.

Облачные кассы

Это кассы для расчетов в интернет-магазинах. Они виртуальные, поэтому не занимают места в офисе или на складе. Физически находятся в серверной интернет-магазина или компании-арендодателя подобных касс.

Удобно, что при аренде кассы заменой фискального накопителя и другими техническими вопросами занимается арендодатель.

Облачная касса подходит только для оплаты в интернете, для очных расчетов ее использовать нельзя. Соответственно, она формирует только электронные чеки без возможности печати бумажных.

Какую выбрать кассу?

Когда выбираете кассу, в первую очередь убедитесь, что она соответствует актуальным требованиям 54-ФЗ.

Кассы не из реестра зарегистрировать не получится. Работа на таких аппаратах для налоговой значит нарушение законодательства о ККТ и ведет к штрафам до 30 тысяч рублей.

ФН также подвергаются тщательному тестированию. Отдельно есть реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.

Лучше всего, при выборе кассы, обратиться в специализированный сервисный центр, который правильно поможет подобрать аппарат для вашего вида деятельности, специфики работы и ответит на все сопутствующие вопросы.